「電子帳簿保存法って結局なにをすればいいの？よくわからないまま放置してるけど、大丈夫かな……」
2024年1月から電子取引データの保存が完全義務化されました。しかし、個人事業主やフリーランスの中には「よく理解していないまま今に至っている」という方が少なくありません。制度の名前は知っているけど、自分が具体的に何をすればいいのかわからない——そんな状態ではないでしょうか。
結論から言うと、ほとんどの個人事業主がやるべきことは「電子取引データの保存」だけです。帳簿や書類の電子化は任意なので、無理に対応する必要はありません。
この記事では、電子帳簿保存法の全体像をやさしめのトーンで整理しつつ、個人事業主が最低限やるべき設定と保存ルールを具体的に解説していきます。
そもそも電子帳簿保存法とは？3つの区分を理解する
電子帳簿保存法（電帳法）は、税務関係の書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。この法律は大きく3つの区分に分かれています。
| 区分 | 内容 | 対応義務 |
|---|---|---|
| ① 電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作成した帳簿・決算書を電子データのまま保存する | 任意 |
| ② スキャナ保存 | 紙の領収書・請求書をスキャンして電子データで保存する | 任意 |
| ③ 電子取引データ保存 | 電子的にやりとりした取引データをそのまま電子保存する | 義務 |
多くの方が混乱するのは、この3つをごちゃ混ぜに理解しているからです。義務なのは③の「電子取引データ保存」だけ。①と②は「やりたい人だけやればいい」という制度です。
つまり、紙の領収書を今まで通り紙のまま保管し続けても問題ありません。無理にスキャナ保存に切り替える必要はないのです。
個人事業主に義務があるのは「電子取引データ保存」だけ
では、義務化された「電子取引データ保存」とは何かを具体的に見ていきましょう。
電子取引データとは？
電子取引データとは、紙を介さずに電子的にやりとりした取引情報のことです。以下のようなものが該当します。
- メールで受け取った請求書・見積書（PDF添付など）
- クラウドサービスからダウンロードした領収書（Amazon、楽天、ASKULなど）
- クレジットカードの利用明細（Web明細）
- 電子マネー・QR決済の利用履歴
- クラウドソーシングサイトの報酬明細
- freee・マネーフォワードなどで発行した請求書
- チャット（Slack・LINE等）でやりとりした見積もり・金額の合意
ポイントは、「紙で届いたものは対象外」ということです。郵送で届いた請求書や、店頭でもらった紙のレシートは、従来通り紙のまま保管すればOKです。
やってはいけないこと
2024年1月以降、電子取引データを「印刷して紙で保管する」だけでは認められなくなりました。
たとえば、Amazonで事業用品を購入して、領収書PDFを印刷して紙のファイルに綴じている——この運用だけでは不十分です。元の電子データ（PDF）も保存しておく必要があります。
電子取引データの保存で守るべき4つの要件
電子取引データを保存する際には、以下の4つの要件を満たす必要があります。
1. 見読可能性の確保
保存したデータを、パソコンやディスプレイでいつでも確認・印刷できる状態にしておくことです。
特別なことをする必要はありません。パソコンにPDFリーダーが入っていて、保存したファイルを開ける状態であれば満たしています。
2. 真実性の確保（改ざん防止措置）
データが改ざんされていないことを担保するための措置です。以下の4つのうちいずれか1つを実施すればOKです。
| 方法 | 内容 | 個人事業主の現実度 |
|---|---|---|
| ① タイムスタンプ付与（受領側） | 受け取ったデータにタイムスタンプを付ける | コストがかかる（△） |
| ② タイムスタンプ付与（送付側） | 送付側がタイムスタンプを付けたデータを受け取る | 相手次第（△） |
| ③ 訂正・削除の記録が残るシステムを使う | freee・マネーフォワード等のクラウド会計ソフト | おすすめ（◎） |
| ④ 事務処理規程を定めて運用する | 社内ルールを書面で作成し、それに従って運用 | 無料でできる（○） |
個人事業主におすすめなのは③または④です。
すでにfreeeやマネーフォワードを使っている方は、それだけで③の要件を満たしている可能性が高いです。これらのクラウド会計ソフトは、データの訂正・削除の履歴が自動で記録される仕組みになっています。どちらのソフトが自分に合うか迷っている方は「freee vs マネーフォワード 料金・強み比較」を参考にしてみてください。
会計ソフトを使っていない方は、④の「事務処理規程」を作成するのが最もコストがかからない方法です。後ほど具体的な作り方を解説します。
3. 検索機能の確保
保存したデータを「取引年月日」「取引先名」「取引金額」で検索できるようにする必要があります。
ただし、前々年の売上が5,000万円以下の個人事業主には大幅な緩和措置があります。
- 税務調査の際にデータのダウンロードに応じられる状態にしておけば、検索機能は不要
- つまり、フォルダに整理して保存しておき、求められたらデータを提出できればOK
ほとんどの個人事業主・フリーランスはこの緩和措置の対象です。高機能な検索システムを導入する必要はありません。
4. 関係書類の備え付け
保存に使用しているシステムの操作マニュアルを備え付けておく必要があります。freeeやマネーフォワードのヘルプページのURLをブックマークしておけば十分です。
最もシンプルな対応方法｜3ステップで完了
ここからは、個人事業主が最低限やるべき具体的な手順を解説します。会計ソフトを使っている場合と使っていない場合に分けて説明します。
パターンA：freee・マネーフォワード等を使っている場合
クラウド会計ソフトを使っている方は、対応がかなり楽です。
ステップ1：電子取引データを会計ソフトにアップロードする
メールで受け取った請求書PDF、Amazonの領収書PDFなどを、仕訳に紐づけて会計ソフトにアップロードするだけです。
- freee：取引の「ファイルボックス」にドラッグ＆ドロップ、または仕訳画面から添付
- マネーフォワード：「証憑管理」機能でアップロード、または仕訳に添付
これで訂正・削除の記録が残るシステム（真実性の確保③）と、検索機能の確保が同時に満たされます。
ステップ2：紙の領収書と電子データを混同しないようにする
紙で受け取ったものは紙のまま保管、電子で受け取ったものは電子のまま保管——このルールを徹底してください。電子データを印刷して紙に混ぜると、どれが電子取引でどれが紙取引かわからなくなります。
ステップ3：定期的にアップロード漏れがないか確認する
月に1回、メールの受信フォルダやダウンロードフォルダを見返して、アップロードし忘れた請求書・領収書がないかチェックします。確定申告の直前にまとめてやろうとすると漏れが発生しやすいので、月次で処理するのがおすすめです。
パターンB：会計ソフトを使っていない場合
会計ソフトなしで対応する場合は、フォルダ管理＋事務処理規程の組み合わせが最もシンプルです。
ステップ1：保存用フォルダを作る
パソコンに以下のようなフォルダ構成を作ります。
電子取引データ/ ├── 2026/ │ ├── 01_1月/ │ ├── 02_2月/ │ ├── 03_3月/ │ … │ └── 12_12月/
ステップ2：ファイル名に検索情報を入れる
保存するファイルの名前を、以下の形式に統一します。
「日付_取引先名_金額_内容.pdf」
- 例：
20260403_Amazon_5480_USB充電器.pdf - 例：
20260401_クラウドワークス_報酬明細_150000.pdf - 例：
20260315_Adobe_月額利用料_7780.pdf
これでファイル名によるテキスト検索が可能になり、検索機能の要件を満たせます（売上5,000万円以下の緩和措置適用の場合は、この程度の整理で十分です）。
ステップ3：事務処理規程を作成する
改ざん防止措置として「事務処理規程」を作成します。国税庁がサンプルを公開しているので、それをベースに自分の事業に合わせて修正するだけです。
個人事業主向けの事務処理規程に最低限盛り込む内容は以下の通りです。
- 電子取引データの保存場所（パソコンのフォルダパス）
- ファイル名の命名ルール
- 保存の責任者（個人事業主なので自分の名前）
- データの訂正・削除を行う場合の手順（原則として訂正・削除は行わない旨を明記）
- 規程の施行日
この規程をWordやPDFで作成し、電子取引データと同じフォルダに保存しておけばOKです。
よくある疑問と回答
Q1. 紙の領収書もスキャンして電子保存しないとダメ？
不要です。紙で受け取った領収書は、従来通り紙のまま保管すれば問題ありません。スキャナ保存は完全に任意の制度です。
Q2. メールの本文に金額が書いてある場合はどうする？
メール本文に請求金額や取引条件が記載されている場合、そのメール自体が電子取引データに該当します。PDFとして保存するか、メールをそのまま保存しておく必要があります。
メールソフトの検索機能で後から探せる状態にしておくか、PDF化してフォルダに保存するのが現実的な対応です。
Q3. クレジットカードのWeb明細は保存が必要？
必要です。Web明細は電子取引データに該当します。毎月PDFでダウンロードして保存してください。カード会社によっては過去の明細を一定期間しか閲覧できないため、毎月ダウンロードする習慣をつけることが重要です。なお、クレカの明細を会計ソフトと自動連携する方法は「会計ソフト×クレカ連携術」で詳しく解説しています。
Q4. Amazonや楽天の領収書はどう保存する？
購入履歴から領収書・購入明細をPDFでダウンロードして保存します。
- Amazon：注文履歴 → 「領収書等」→ PDFで保存
- 楽天市場：購入履歴 → 各ショップの領収書発行ページからダウンロード
購入のたびにダウンロードするか、月に1回まとめてダウンロードするか、どちらでも構いません。
Q5. バックアップは必要？
法律上の義務ではありませんが、強く推奨します。パソコンの故障でデータが消えた場合、税務調査に対応できなくなります。クラウドストレージ（Google Drive、Dropboxなど）に同期しておくか、外付けHDDに定期的にコピーしておくのが安全です。
Q6. 対応しなかった場合のペナルティは？
電子取引データの保存義務に違反した場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。また、税務調査で電子データの提示を求められた際に提示できないと、経費として認められないリスクがあります。
ただし、「保存要件を完璧に満たしていなくても、データ自体は保存されていて、税務署の求めに応じて提出できる」場合は、直ちにペナルティが科されるわけではないとされています。まずは保存することが最優先です。
対応チェックリスト
自分の対応状況を確認してみてください。
| チェック項目 | 対応済み？ |
|---|---|
| メールで受け取った請求書・領収書をPDFで保存している | □ |
| Amazon・楽天等の領収書をダウンロードして保存している | □ |
| クレジットカードのWeb明細を毎月ダウンロードしている | □ |
| 電子データを印刷して紙だけで保管していない | □ |
| 保存先のフォルダが整理されている（またはクラウド会計ソフトに格納済み） | □ |
| 改ざん防止措置を取っている（クラウド会計ソフトの利用 or 事務処理規程の作成） | □ |
| バックアップを取っている | □ |
すべてにチェックが付けば、個人事業主として必要な対応は十分です。
なお、会計ソフトの65万円控除に必要な設定については「会計ソフトの65万円控除設定｜freee・マネーフォワードの手順」で手順を解説しています。電子帳簿保存法の対応と合わせて確認しておくと安心です。
まとめ｜やるべきことは意外とシンプル
電子帳簿保存法と聞くと難しそうに感じますが、個人事業主がやるべきことはシンプルです。
- 電子帳簿保存法は3つの区分があり、義務なのは「電子取引データ保存」だけ
- 紙で受け取った書類は紙のまま保管でOK（スキャナ保存は任意）
- 電子取引データを印刷して紙だけで保管するのはNG（元データも保存が必要）
- 改ざん防止措置は、クラウド会計ソフトの利用か事務処理規程の作成で対応
- 売上5,000万円以下なら検索機能の要件は大幅に緩和される
- 完璧を目指すより、まずデータを保存する習慣をつけることが最優先
今日からできるアクションプラン
- パソコンに「電子取引データ」フォルダを作成し、月別のサブフォルダを作る
- 今月分のメール受信フォルダを見返して、未保存の請求書・領収書PDFをダウンロードする
- Amazon・楽天・クレジットカードの利用明細で未保存のものをダウンロードする
- クラウド会計ソフトを使っている方は、証憑アップロード機能が有効になっているか確認する
制度の完璧な理解よりも、「電子でもらったものは電子のまま保存する」という習慣を身につけることが大切です。月に1回、10分程度の作業で十分対応できます。
経費全般の判断基準については「経費で落とせるもの一覧｜個人事業主のOK・NG判定ガイド」もあわせてどうぞ。自分の節税額が気になる方は「AIで節税額をシミュレーション」も試してみてください。
